22 Avril 2023 - Alexandra - temps de lecture 6 min

Selon une étude américaine (NDLR : The Billion Dollar Lost Laptop Problem), 7.12% des ordinateurs portables seraient perdus ou volés sur la durée de leur utilisation pour un coût très variable d’une entreprise à l’autre. Dans un monde de plus en plus connecté et compétitif, la gestion du matériel au sein des entreprises est un enjeu économique crucial. La perte de matériel par les collaborateurs peut engendrer des coûts importants et affecter la productivité globale de la société.

Dans cet article vous découvrirez :

1. comment la perte d’un équipement affecte une entreprise et quels sont les types de coûts et de menaces engendrés ;

2. quelles sont les solutions qui peuvent être mise en place pour réduire le coût global de la perte d’équipements en entreprise.

L'impact économique de la perte de matériel en entreprise

La perte de matériel dans une entreprise, qu'il s'agisse d'ordinateurs portables, de smartphones, de tablettes ou d'autres équipements, peut avoir plusieurs conséquences financières et opérationnelles :

• Le coût de remplacement du matériel. Celui-ci correspond à la valeur d’achat des nouveaux équipements pour remplacer ceux perdus. A cela il faut ajouter les coûts administratifs de gestion du matériel : déclaration de perte de l’équipement perdu ou volé, mise à jour de la base de données des équipements, configuration du nouveau matériel. En prenant une durée vie moyenne de 3 ans pour un ordinateur portable et en considérant un effectif de 250 salariés équipés, cela fait 6 salariés impactés par la perte ou le vol d’un ordinateur en moyenne par an (avec un taux de perte ou de vol de 7.12 % du parc installé sur la durée de vie). Cela représente une enveloppe de coûts de remplacement hors frais administratifs de 10 000 euros environ par an (variable selon les performances du matériel) ;

• La perte de productivité tout au long de la chaine de valeur. Au même titre qu’une panne informatique affecte la productivité globale d’une entreprise, la perte du matériel d’un employé en particulier peut entraîner des retards dans les projets et réduire la productivité des employés en amont et en aval du salarié victime de la perte. Il est souvent nécessaire d’attendre le remplacement de l’équipement perdu pour reprendre les interactions. Selon le niveau des interactions du collaborateur concerné, le retard d’une heure de travail pour 10 salariés impliqués dans la chaine de valeur représentent 500 à 1000 euros environ en coûts employeur.

• La fuite d’informations sensibles (e.g. propriété intellectuelle ou informations de marché). La perte d'appareils contenant des données sensibles peut exposer l'entreprise à des risques de vol de données qui ont pu représenter des investissements en matière de recherche et de développement extrêmement élevés (e.g. plan d’un produit, molécule d’un médicament). Permettre l’utilisation par un tiers de résultats acquis au prix de forts investissement expose une société à un préjudice important.

Vous l’aurez compris, l’enjeu de la perte d’un équipement est dans le meilleur des cas non négligeable et dans le pire des cas considérable (dans le cas de la perte d’un secret industriel par exemple).

Les étiquettes connectées, une solution pour réduire l'impact des objets perdus

Les étiquettes connectées sont des dispositifs technologiques innovants qui permettent de mettre en relation facilement et rapidement une personne ayant trouvé un objet avec son propriétaire ou son gestionnaire (un service informatique typiquement). Ces dispositifs, attachés aux sacoches de PC et autres équipements d'entreprise, fonctionnent généralement grâce à une plateforme web de mise en relation et utilisent la technologie NFC pour être détectés.

Voici quelques avantages des étiquettes connectées pour les entreprises :

• La réduction du coût de remplacement du matériel. En permettant de retrouver plus facilement les objets perdus, les étiquettes connectées réduisent les frais liés au rachat d’équipements ;

• L’amélioration de la productivité globale de l’entreprise. Par un effet mécanique, si l’équipement est retrouvé, les activités qui pouvaient pâtir de son absence ne sont plus impactées. Les employés passent également moins de temps à réaliser les opérations administratives liées à la perte d’un équipement (e.g. dépôt de plainte, interface avec les services IT) précisément parce que leur équipement est plus régulièrement récupéré ;

• La sécurité des informations sensibles est améliorée. La localisation rapide des objets perdus limite les risques de vol d'informations ou d’exploitation de secrets industriels.

Comment mettre en place les étiquettes connectées dans votre entreprise

Pour tirer pleinement parti des étiquettes connectées, il faut penser à mettre en place une démarche globale en suivant ces recommandations :

• Sélectionnez les équipements à équiper. Identifiez les équipements les plus coûteux et les plus sujets au vol ou à la perte pour y attacher des étiquettes connectées. Une analyse statistique des données des services informatiques est un bon point de départ pour cette étape ;

• Choisissez des étiquettes connectées adaptées. Le format doit permettre une identification rapide du dispositif et une lecture commode par un smartphone par exemple. La résistance à l’arrachement de la lanière est un point à vérifier également ;

• Déterminez l’interlocuteur pour la restitution de l’équipement une fois retrouvé. Il y a deux options principalement, soit le salarié est responsable de son équipement et de sa restitution soit un service (informatique par exemple) est choisi comme l’unique interface en cas de pertes d’équipements ;

• Sensibilisez les employés. Il est important d’inviter les collaborateurs à porter un soin particulier au matériel qui leur est confié. N’hésitez pas à communiquer sur le coût et le risque que représente la perte d’un équipement pour une entreprise. Formez vos employés à l'utilisation des étiquettes connectées et exigez le port de ces étiquettes si la politique de l’entreprise est de généraliser ces dispositifs ;

• Assurez un suivi régulier des bonnes pratiques. Mettez en place un système de suivi pour vérifier l'efficacité des étiquettes connectées et identifier les améliorations éventuelles à apporter. Une extraction périodique des statistiques de pertes d’équipements traitées par les services informatiques permettent d’éclairer rapidement un décideur quant à l’efficacité des étiquettes connectées.

La perte de matériel en entreprise représente un enjeu économique important, avec des conséquences en matière de coût de remplacement, de productivité et de préservation des données sensibles. Les étiquettes connectées offrent une solution peu couteuse pour réduire l'impact des objets perdus et améliorer la gestion des équipements. En mettant en place le port généralisé d’étiquettes connectées, les entreprises peuvent réaliser des économies substantielles, augmenter la productivité de leurs employés et renforcer la sécurité de leurs informations sensibles.